郵件
如果您設定使用者喜好設定來自動儲存您在「已傳送」視圖中傳送的訊息副本，使郵件應用程式大小增加，則保存功能對郵件應用程式特別有用。您可以建立資料夾並將訊息置於其中來組織郵件，而這樣並不會減少您的郵件應用程式大小。保存會釋出空間，因而可改善郵件的效能。
若要在郵件檔中執行保存，您必須至少具備含有刪除權限的「編輯者」存取權，並擁有郵件檔。如果您不是郵件檔的擁有者，則必須具備含有郵件檔刪除權的管理員存取權。
存取郵件保存
如果您的組織設定了郵件應用程式的保存政策，則此政策將控制您必須具有多大存取權，才能在郵件中進行保存。您或許完全不需要保存，因為系統已代您設定及執行保存。或者，政策可以指定除了您組織執行的保存外，您還可以建立專用保存準則。
您可以開啟郵件並按一下動作 > 保存 > 設定來檢視「保存設定」對話框，以查看保存郵件所需的存取權層級。如需詳細資訊，請參閱保存郵件的管理政策。
專用郵件保存 -- 程序概觀
如果您有存取權來私下保存郵件，則需要遵循以下的程序：
1. 基礎--指定執行及儲存保存的電腦。您可以設定要由郵件伺服器執行的保存程序 (伺服器型保存)，以便在保存執行時您不需要開啟電腦，或設定由您電腦上的 IBM® Lotus Notes® 用戶端軟體執行 該程序 (用戶端型保存)，讓您更能控制排程。如果是由 Notes® 用戶端執行保存程序，您可以在本端儲存保存應用程式，或儲存在您有存取權的任何伺服器上。若由郵件伺服器執行此程序，您只能在可存取的伺服器上儲存保存應用程式。
2. 準則--為欲建立的保存應用程式建立並啟用保存準則集 (Notes 在保存期間會使用的資訊)。準則集包含關於將保存哪些文件、保存應用程式的檔名和路徑以及您所選擇的郵件檔清除選項等資訊。
b. 目的地 -- 選擇是否將選取的文件複製到您指定的保存應用程式，或於文件複製到保存後，刪除郵件中的文件來清除郵件。
c. 郵件檔案清除 -- 刪除保存的文件或減少其大小來設定郵件的清除選項。您可以先移除附件檔，然後只保留標頭資訊，或同時保留標頭資訊和郵件文件的一部分來減少文件大小。
4. 排程--若為用戶端型保存，請設定何時將發生保存的排程，或選擇動作 > 保存 > 立即保存來以手動方式保存。(若為伺服器型保存，會根據伺服器排程來進行保存 -- 您無法控制保存何時執行)。建立保存應用程式後，您可以為其建立書籤、將其刪除、複製，或用以執行其他作業，如同您使用其他應用程式一般。
請參閱建立或編輯保存準則集程序。此程序中的步驟會洐生出您您私下保存郵件所需的其他程序。
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